Privacyverklaring KMSI

KMSI vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KMSI vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

 

Als KMSI vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

KMSI vzw

Korte Begijnenstraat 22

2300 Turnhout

 

Functionaris voor gegevensbescherming:    Katrin Reynders

                                                                       Katrin.reynders@kmsi.be

                                                                      

 

1.           Verwerking persoonsgegevens

 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

-          bovenstaande persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, namelijk gebruik maken van één van de diensten die KMSI vzw aanbiedt, een betaalde tewerkstelling, sollicitatie, stage  of vrijwilligerswerk bij KMSI vzw;

-          verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

-          vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

-          passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

-          geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

-          op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Van u wordt verwacht dat u elke wijziging van uw persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan KMSI vzw. Dit kan via de lokale afdeling waar u gebruik maakt van de aangeboden dienst, werkzaam bent, solliciteert, stage loopt of vrijwilligerswerk doet.

 


 

 

 

 

 

VOOR BEWONERS en GEBRUIKERS:

 

Uw persoonsgegevens worden door KMSI vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en op basis van volgende rechtsgronden:

-          Wettelijke verplichting: Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het gebruik van de diensten die KMSI vzw aanbiedt.

-          Uitvoering overeenkomst: om gebruik te kunnen maken van de diensten die aangeboden worden door KMSI vzw.

-          Toestemming betrokken: Het doorgeven van informatie aan andere diensten en videobewaking (indien van toepassing).

-          Toestemming betrokken: Gebruik van gegevens in het kader van communicatie en briefwisseling.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

-         Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, geboortedatum, rijksregisternummer, adres, contactgegevens, persoonlijke kenmerken, leefgewoonten en -interesses, sociale persoonsgegevens, foto’s en video-opnamen, samenstelling gezin, bankgegevens en juridische gegevens. i.f.v. de bovenstaande doelen en op basis van bovenstaande rechtsgronden.

-         Medische gegevens: diagnose, biometrische gegevens, medisch dossier i.f.v. de bovenstaande doelen en op basis van bovenstaande rechtsgronden.

-         Handtekening: indien deze deel uitmaakt van een getekende overeenkomst met KMSI vzw.

 

 

VOOR MEDEWERKERS:

 

Uw persoonsgegevens worden door KMSI vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en op basis van volgende rechtsgronden:

-         Wettelijke verplichting: Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan jouw tewerkstelling bij KMSI vzw.

-         Uitvoering overeenkomst: om tewerkgesteld te kunnen worden bij KMSI vzw.

-         Toestemming betrokken: Het doorgeven van informatie aan andere diensten en videobewaking (indien van toepassing).

-         Toestemming betrokken: Gebruik van gegevens in het kader van communicatie en briefwisseling

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

-         Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, geboortedatum, rijksregisternummer, adres, contactgegevens, medische gegevens, foto’s en video-opnamen, samenstelling gezin, personeelsgegevens, bankgegevens en juridische gegevens i.f.v. de bovenstaande doelen en op basis van bovenstaande rechtsgronden.

-         Handtekening als onderdeel van de arbeidsovereenkomst

-         Model 2 uit het strafregister: enkel indien dit gevraagd werd bij aanwerving

-         RIZIV-nr of visum-nr: enkel indien dit gevraagd werd bij aanwerving

 

 

 

 


 

 

VOOR SOLLICITANTEN:

 

Uw persoonsgegevens worden door KMSI vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en op basis van volgende rechtsgronden:

-         Wettelijke verplichting: Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan jouw sollicitatie bij KMSI vzw.

-         Uitvoering overeenkomst: om te kunnen solliciteren bij KMSI vzw.

-         Toestemming betrokken: Het doorgeven van informatie aan andere diensten en videobewaking (indien van toepassing).

-         Toestemming betrokken: Gebruik van gegevens in het kader van communicatie en briefwisseling

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

-         Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam en gegevens die werden meegedeeld op het CV.

 

 

VOOR STAGIAIRS:

 

Uw persoonsgegevens worden door KMSI vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en op basis van volgende rechtsgronden:

-         Wettelijke verplichting: Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan jouw stage bij KMSI vzw.

-         Uitvoering overeenkomst: om stage te kunnen lopen bij KMSI vzw.

-         Toestemming betrokken: Het doorgeven van informatie aan andere diensten en videobewaking (indien van toepassing).

-         Toestemming betrokken: Gebruik van gegevens in het kader van communicatie en briefwisseling

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

-         Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, geboortedatum, rijksregisternummer, adres, contactgegevens, medische gegevens, foto’s en video-opnamen i.f.v. de bovenstaande doelen en op basis van bovenstaande rechtsgronden.

-         Handtekening als onderdeel van de stageovereenkomst

-         Model 2 uit het strafregister: enkel indien dit gevraagd werd

 

 

VOOR VRIJWILLIGERS:

 

Uw persoonsgegevens, zoals opgenomen in de vrijwilligersovereenkomst, worden door KMSI vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en op basis van volgende rechtsgronden:

-         Wettelijke verplichting: Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht).

-         Gerechtvaardigd belang: Het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader.

-         Uitvoering overeenkomst: om te kunnen deelnemen aan activiteiten van KMSI vzw

-         Toestemming betrokken: Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

-         Toestemming betrokken: Het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers (bij meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigde vrijwilligers) alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

-         Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres i.f.v. communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding

-         Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning en registratie

-         Handtekening als onderdeel vrijwilligersovereenkomst

-         Model 2 uit het strafregister: enkel indien dit gevraagd werd

 

 

2.           Verstrekking aan derden

 

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

-         Bewoners/gebruikersdossier:

§  Woonzorgcentrum De Winde: Caresolutions

§  Dagverzorgingscentrum Het Kasteel: Caresolutions

§  Groep assistentiewoningen De Winde: Caresolutions

-         Boekhouding: Exact en Documentflow

-         Planning uurrooster: Saga en Syntegro

-         Loonverwerking: Acerta

-         Planning arbeidsgeneeskunde IDEWE: Electra

-         Het verzekeren van bewoners, gebruikers, medewerkers, stagiairs en vrijwilligers: DVV

 

Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Voorbeelden hiervan zijn: controle vanuit de inspectiediensten op het naleven van de regels rond het toekennen van kostenvergoedingen en de verplichtingen uit de vrijwilligerswet in het algemeen, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens te bezorgen.

 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

 

 

 

3.           Bewaartermijn


KMSI vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van de ondersteuning, tewerkstelling, stage of vrijwilligerswerk, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld),  hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door  KMSI vzw dit rechtvaardigt.

 


 

 

4.           Beveiliging van de gegevens

 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en  onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

 

-         Alle personen die namens KMSI vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

-         We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

-         We anonimiseren waar mogelijk;

-         Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

-         We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

-         Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.



5.           Uw rechten omtrent uw gegevens


U hebt recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

 

U mag eisen dat uw persoonsgegevens  gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking of wanneer u  terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

 

U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

 

U hebt  het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie. 

 

U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

 

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

 

In artikel 1 van deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen.

 

 

6.           Klachten


Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie) , dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

 

 

7.           Wijziging privacyverklaring


KMSI vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 1 januari 2019.  Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.